Für welche Unternehmen lohnen sich Managed Print Services
27. Januar 2012
Im sogenannten Managed Print Services sind alle Drucker im Unternehmen Netzwerkdrucker. So kann jeder Angestellte auf jeden Drucker zugreifen und mittels Auftrag dort drucken. Zumeist stehen diese Drucker dann an bestimmten Knotenpunkten, um von allen gut erreichbar zu sein. Aber auch die Fehlermeldungen und die Anzeige von Verbrauchsmaterial laufen in einer Zentrale zusammen und Service-Mitarbeiter können sich dann gezielt darum kümmern. Aber sind Managed Print Serives lohnenswert? Welchen Nutzen haben sie für das Unternehmen?
Wann macht es Sinn?
Im Schnitt geben Betriebe in Deutschland zwischen drei und sechs Prozent ihres Umsatzes jährlich für Druckkosten aus – das ist enorm. Die reinen Hardwarekosten, etwa für einen neuen Drucker, betragen dabei unter ein Fünftel der Summe – die meisten Kosten werden durch Verbrauchsmaterial und Wartung, Instanthaltung und Serviceleistungen verursacht. Und hier greift auch der neue Ansatz von Managed Print Services – Firmen können mit MPS enorme Kosten einsparen. Zunächst wird dabei der aktuelle Ist-Zustand analysiert und versteckte Kosten transparent gemacht. Darauf aufbauend wird dann ein optimierter Druckprozess entwickelt. So wird ein Soll-Zustand definiert und anhand dessen wird eine neue Infrastruktur geschaffen.
Ziel ist es, Kosten um bis zu 30 Prozent zu reduzieren. Unter anderem ist das möglich durch den Einsatz von neuer Software für ein effizienteres Dokumentenmanagement. Dabei geht es um Prozesse der elektronischen Archivierung oder gar der kompletten Geschäftsprozessautomatisierung. Diesen Service übernehmen externe Dienstleister, die sich auf solche Prozesse spezialisiert haben. So können die indirekten Kosten verringert werden.
Eher für große Unternehmen geeignet
Dieser Ansatz lohnt sich eher für Unternehmen ab einer gewissen Mitarbeiterzahl mit komplexeren Strukturen. Wer einen Zehn-Mann-Betrieb führt, ist besser mit einem normalen Drucker bedient. Sollten jedoch zahlreiche Mitarbeiter immer wieder größere Mengen drucken müssen, wird dieses System sehr schnell lohnenswert. Auch die Auslagerung des Services und Supports an einen externen Dienstleister kann Kosten sparen. Außerdem die Effiziens steigern, sollten Sie bisher keine klare Ansprechpersonen für technischen Support gehabt haben. Wenn Ihre Mitarbeiter bisher immer mit Telefonhotline-Mitarbeitern der Drucker-Hersteller kämpfen mussten, um eine Lösung ihres technischen Problems zu bekommen, so werden Sie dankbar sein, wenn dies in Zukunft ein Dienstleister übernimmt. Holen Sie sich doch einfach mal ein Angebot für diesen Service ein.
Bild: panthermedia.net Maxim Borovkov
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